В предыдущем разборе мы убедились, если хочешь найти лишние 10,000 тонн в позиции по хорошей цене — это легко можно сделать с помощью Excel.
Правда существовать они будут только в Excel и когда они вам понадобятся в реальной жизни — вы будете долго искать их на складе, пока не обнаружите, что они просто заложены в формуле. Если вам кажется это чем-то нереальным, то Commodity Technology Advisory (ComTech) знает как минимум один такой реальный случай, который повлек за собой убытки компании на 2,000,000 долларов. А сколько еще предпочли не рассказывать о таких “успехах”…
Сегодня речь пойдет про другие сюрпризы “легкой и быстрой“ платформы для товарного трейдинга. То что увидели мы у наших клиентов, то это то, что Excel работает до определенного момента:
- пока ничего не произошло
- пока не нужно понять почему так произошло и кто это сделал
- пока компания достаточно маленькая и операционной деятельностью занимается меньше 2-х человек
Как только эти условия меняются — начинается веселье.
Большие проблемы с работой нескольких пользователей одновременно
Если вы не используется хотя бы Google Spreadsheets, а просто пересылаете друг другу по почте статичный файл, когда нескольким людям захочется в нем что-нибудь поменять — начнется страдание.
А если используете, будете наслаждаться обществом вот таких прекрасных зверей.
Необходимость в дополнительных инструментах
Абсолютно точно, вам необходимы дополнительные инструменты, программы, переключаться между множественными системами (почта, календарь, список задач, инструмент для отчетности, оперативная информация).
Все это создает зоопарк разных систем и платформ, которые не согласованы между собой, затрудняют восприятие, замедляют время получения информации и ответа на нее, ведут к дублированию и двойному учету.
Невозможность хранить документы
В Excel вы не можете хранить документы по сделкам, а значит у вас на локальном диске будет множество папок с документами, в которых регулярно нужно что-то найти.
Но что еще сложнее — убедиться, что у вас есть все необходимое по контракту, что вы ничего не пропустили.
Файлы от 50 мб — суровая реальность
Увеличение объемов торговли неминуемо ведет к увеличению размеров файла, как следствие, ограничений на пересылку.
В почте существует лимит на 25мб вложений. Но это не самое плохое, хуже то, что вам приходится работать с файлом в котором тысячи строк, файл будет «подтормаживать», особенно при попытке сортировать массив, или отфильтровать данные.
Не спасает от регулярных уточнений и коррекций
Перед вами файл с отгрузками, дата изменения вчера, но что именно поменялось вчера — непонятно.
Больше того, а поменялись ли ЭТИ конкретные отгрузки?
Это все равно приводит к лишним уточнениям, вам нужно писать или звонить коллегам и уточнять- а все ли up to date?
Версии файлов могут отличаться
Разные версии файлов были использованы разными и отделами и не были синхронизированы между собой, пока не стало слишком поздно.
По нашим данным, лишь около 30% компаний добрались до онлайн-экселя. Все остальные ограничены в том, чтобы увидеть кто, что и когда менял в файле, что открывает множество возможностей для ошибок, намеренных и ненамеренных.
Найти сделку, которая была 2 года назад с конкретным контрагентом — задача на полдня.
Часть этих проблем может быть решена с помощью онлайн-экселя, но основные проблемы, т.е. те, которые ведут к наибольшим потерям для компании — присутствуют даже в этих инструментах.
В следующей заключительной статье про Эксель будут реальные кейсы подобны проблем с примерами, и последствия к которым это может привести.
Stay tuned.